Slik rapporterer du ytelser fra forretningsforbindelser

1.1.2019 kom det nye regler på personalrabatter og hva som skal innrapporteres i den forbindelse. Vi gir deg oversikten og forslag til rutine og skjema for intern rapportering.

De nye innrapporteringskravene pålegger arbeidsgivere å innrapportere fordeler som ansatte får fra forretningsforbindelser mv. Dette vil omfatte typisk private fordeler i form av:

  • Gaver
  • Rabatter ved kjøp av varer eller tjenester
  • Deltakelse på turer
  • Arrangementer som konserter, forestillinger, idrettsstevner, golfkurs mv
  • Privat bruk av bonuspoeng og lignende kick-backs opptjent i arbeid

Dette vil innebære en del administrativ oppfølging, både i forhold til rapportering fra de ansatte, verdsettelse av den enkelte fordel, registrering i lønnssystem, avstemming, dokumentasjon og rapportering.

I tillegg påføres arbeidsgiver arbeidsgiveravgift på verdien, uansett om arbeidsgiver har hatt mulighet til å påvirke om arbeidstakeren skulle kunne nyte godt av fordelen eller ikke. Arbeidstaker må dessuten være oppmerksom på at ytelsen vil bli skattlagt.

Hva skal være akseptabelt?

Et generelt råd fra Regnskap Norge er at arbeidsgivere tar stilling til hva de ansatte fremover skal kunne motta/delta på/benytte.

Dette bør nedfelles i interne retningslinjer, fortrinnsvis i arbeidsavtaler, arbeidsreglement eller personalhåndbok.

Fare for sanksjonering ved svikt i innrapporteringen

Det er uttalt i forarbeidene til lovendringene at arbeidsgiver ikke skal bli ilagt sanksjoner for brudd på rapporteringsplikten, dersom arbeidsgiveren har gjort det som med rimelighet kan forventes for å sørge for at ansatte og tredjeparter gir de nødvendige opplysningene. Arbeidsgiver skal derfor ikke bli møtt med sanksjoner dersom arbeidstaker unnlater å informere om bruk av rabatter eller mottatte ytelser.

For å unngå ansvar er det en forutsetning at arbeidsgiver har utarbeidet klare retningslinjer for de ansattes forpliktelser, som er formidlet til arbeidstakerne.

Når vil en rabatt være skattepliktig?

Skattetetaten presiserte våren 2019 hva som skal til for at en rabatt eller andre naturalytelser som den ansatte får gjennom arbeidsforholdet skal anses som en skattepliktig fordel. Det er for det første et krav om at rabatten den ansatte har fått har tilknytning til arbeidsforholdet(tilknytningskravet). For det andre må rabatten innebære at den ansatte har fått en privatøkonomisk fordel. Det vil si at prisen han har betalt for en vare eller tjeneste er lavere enn den prisen som er allment tilgjengelig for andre på samme tidspunkt. Er det gitt en rabatt som oppfyller begge vilkårene så er det arbeidsgiver som er forpliktet til å beregne og innbetale forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, samt rapportere ytelsen i a-meldingen.

Tilknytningskravet

Skattedirektoratet har presisert at rabatter mv. gitt av arbeidsgivers forretningsforbindelser normalt vil anses å ha tilstrekkelig tilknytning til arbeidsforholdet for å si at rabatten er skattepliktig. Når det gjelder nabolagsrabatter, dvs rabatter en virksomhet tilbyr i bedrifter i sitt nærområde, presisere SKD at i de tilfellene slike rabatter tilbys ensidig vil det normalt ikke medføre skatteplikt for mottaker. Rabatten anses da ikke å ha tilknytning til arbeidsforholdet. Dette forutsetter at mottakers arbeidsgiver ikke ha hatt noen rolle i etableringen av ordningen/rabatten, og eventuell medvirkning fra arbeidsgivers side kan ikke få utover ren videreformidling av rabattilbudet. Hvis arbeidsgiver har medvirket å fremforhandle avtalen om rabatt, eller det foreligger en gjensidighet i avtaleforholdene mellom bedriftene om rabatt, er tilknytningskravet oppfylt. I disse tilfellene vil rabatten kunne være skattepliktig.

Privatøkonomisk fordel

Hvis den ansatte får en rabatt av arbeidsgivers forretningsforbindelser som innebærer at prisen han betaler er lavere enn den prisen alle andre som kjøper samme vare eller tjeneste betaler på samme tidspunkt vil rabatten som utganspunkt være skattepliktig. Man sier at skatteplikt er avhengig av at arbeidstakeren har oppnådd privatøknomisk fordel. Hvis den ansatte har fått en rabatt, men prisen han betaler enses som allment tilgjengelig, utgjør rabatten ingen skattepliktig fordel. For at en pris skal anses som allment tilgjengelig for alle, uavhengig av tilknytning til spesielle bransjer eller arbeidsgivere. Det vil si at skatteplikt kun er aktuelt hvor den ansatte via arbeidsforholdet har fått en fordel som andre må betale for.

Personalrabatter

Arbeidsgiver kan gi ansatte en rabatt inntil 100 % av varens omsetningsverdi på varer/tjenester som omsettes i virksomheten. Rabatten kan ikke overstige 8000 kroner i løpet av inntektsåret. Det er nå presisert at skattereglene om personalrabatter også gjelder når ansatte venner og familie tilbys kjøp med den ansattes personalrabatt. Det er videre presisert at reglene om personalrabatter også gjelder rabatter ansatte beholder når de går av med pensjon.

Kilde: Regnskap Norge og Visma

Rutine for intern håndtering

Arbeidsgivere bør utarbeide rutiner for hvordan arbeidstakere skal informere arbeidsgiveren, og hvordan dette skal håndteres videre frem mot innrapportering.   

Det er arbeidsgiver som må ta stilling til om en ytelse er skattepliktig og i så fall også innberetningspliktig.

I de fleste tilfeller er arbeidsgiver avhengig av opplysninger fra den ansatte og/eller tredjeparten for å kunne foreta korrekt rapportering.

Her finner du et forslag til intern rutine, som kan bearbeides og tilpasses bedriften. For å tilpasse dette til flest mulig, har vi valgt å lage dette som en selvstendig rutine. Det er viktig at det informeres godt om dette til alle ansatte, og at dette kan dokumenteres i ettertid.

Rutine for håndtering av ytelser fra forretningsforbindelser mv.

I tillegg har vi laget et skjema for rapportering fra arbeidstaker til arbeidsgiver, som kan brukes når fordel er oppnådd.

Rapport fra arbeidstaker til arbeidsgiver

Hva kan vi hjelpe deg med?

Ta kontakt for en uforpliktende prat om hvilke produkter og tjenester som passer for deg og din bedrift.

Kontakt oss